Monitorování (monitoring) a kontrolování je třeba chápat jako proces, který probíhá současně s realizací projektu. Tyto kontrolní procesy musí začít co nejdříve od zahájení realizace projektu zkoumáním a zjišťováním, zda jsou vytvořeny dostatečné podmínky pro dosažení projektových cílů a zda jsou projektové činnosti realizovány včas, v požadované kvalitě a v rámci rozpočtových nákladů. V této podkapitole si vysvětlíme základní předpoklady pro efektivní a správné monitorování a kontrolu projektu. Součástí podkapitoly budou také informace o přípravě a zpracování Zprávy o realizaci projektu, která musí být pravidelně odevzdána řídícímu orgánu či zprostředkujícímu subjektu. Monitoring bychom neměli chápat jako kontrolu, ale jako manažerský nástroj, který pomáhá správnému postupu projektu.

Pro správné monitorování a kontrolu projektu je nezbytný průběžný sběr informací a předávání těchto informací členům projektového týmu prostřednictvím pravidelných koordinačních schůzek. V případě zjištěné odchylky od plánu musí dojít k vyhodnocení dopadů na projekt a k sjednání nápravy. Monitoring a kontrola mají přímou vazbu na rizika projektu. Je nutné monitorovat a kontrolovat právě ty oblasti, které byly analyzovány jako možná rizika projektu. Účelem je zmírnit rizika nebo je eliminovat. Výsledkem monitoringu a kontroly může být potřeba změny v projektu, případně ke změnám může dojít z důvodu potřeby vyvolané rizikem projektu, ale také některým ze zainteresovaných subjektů. Změny v projektu s sebou vždy přinášejí další riziko. Podrobnější informace o změnách v projektu jsou součástí podkapitoly 3.4.

V procesu monitorování (monitoringu) a kontroly projektu mají důležitou roli monitorovací indikátory, které jsou nastaveny v žádosti o podporu. Indikátory poskytují zpětnou vazbu o tom, zda podpora splnila svůj účel a projekt dosáhl stanoveného cíle. Na základě stanovených cílů projektu žadatel do žádosti o podporu uvádí svůj závazek, tj. určuje cílové hodnoty několika indikátorů, kterých díky podpoře z operačních programů plánuje dosáhnout. Správné nastavení monitorovacích indikátorů projektu není snadné a vyžaduje určité zkušenosti.

Monitoring (dohled) se zaměřuje především:

Jedná se zejména o technické plnění projektu (aktivity a indikátory) a hospodárné plnění projektu (dle finančního plánu a rozpočtu projektu), tedy čerpání rozpočtu. Pokud realizace projektu vykazuje odchylky od plánu, je žádoucí přijmout nápravu vedoucí k přizpůsobení postupu požadavkům plánu, je-li to nezbytné, navrhnout změny časového plánu, přizpůsobit zdroje apod. Obvykle je monitorování prováděno s cílem posoudit, zda jsou využívány vstupy, zda a jak dobře jsou realizovány aktivity a zda výstupů je dosahováno tak, jak bylo plánováno. Klíčové zdroje dat pro monitoring jsou zpravidla interní dokumenty (zprávy, pracovní o realizaci a cestovní deníky, záznamy ze školení, zápisy z porad atd.).

Přehled předpokladů pro efektivní kontrolu realizace projektu:

Data zjištěná kontrolními procesy jsou následně vyhodnocena a stávají se podkladem pro řídící zásahy do realizace projektu. Mezi nejvýznamnější patří:

Kontrola plnění stanovených termínů zahrnuje porovnání obdržených aktuálních dat časového postupu prací na projektu s plánem uvedeným v projektu. Prostřednictvím kontroly postupu prací na projektu je zjišťována jak kvalita dokončení projektových činností, tak čerpání nákladů a zdrojů. Efektivní kontrola nákladů a zdrojů souvisejících s projektovou činností však vyžaduje splnění těchto předpokladů:

Základním předpokladem řízení a kontroly rizik projektu je plán řízení rizik. Abychom byli schopni aplikovat plán řízení rizik a zavčas volit správné strategie pro minimalizaci dopadů rizik nebo jejich úplné odvrácení, musíme zároveň s kontrolou postupu projektu vzhledem k jeho harmonogramu a rozpočtu věnovat pozornost všem hrozícím rizikům Monitorování a kontrola rizik je zaměřena na stavy a jevy, které jsou pro projekt nežádoucí. Obsahuje: sledování stavů, jevů a trendů, které mohou vznik rizikového stavu indikovat, a to u vnitřních procesů projektu i mimo něj, hodnocení.

Na níže uvedeném obrázku č. 23 je znázorněna Zpráva o realizaci projektu k projektu v rámci OPVV vyplněná v systému IS KP2014 a podaná na řídící orgán.

Zpracování a odevzdání Zprávy o realizaci projektu nebo Závěrečné zprávy o realizaci je časově náročnější proces, který musí projektový tým pravidelně podstoupit v rámci monitorovacího období dle harmonogramu (viz obrázek č. 22). Postup, jak správně zpracovat a odevzdat Zprávu o realizaci projektu je uveden v příručce či v pravidlech pro žadatele a příjemce nebo v metodických pokynech, které jsou k dispozici na jednotlivých stránkách řídících orgánů operačních programů.

Pro lepší pochopení celého postupu zpracování a odevzdání zprávy o realizaci projektu zpracovalo Ministerstvo pro místní rozvoj edukační video, které doporučuji ke zhlédnutí. Většinou společně se zprávou o realizaci je odevzdávána také Žádost o platbu, kde jsou uvedeny a prokázány všechny způsobilé výdaje vzniklé během monitorovacího období. Z těchto uvedených a schválených způsobilých výdajů je procentuálně stanovena výše dotace, která je následně proplacená za dané monitorovací období.