Z hlediska času mohou být personální plány dlouhodobé (strategické), střednědobé (taktické) a krátkodobé (operativní). Dlouhodobé personální plány jsou nejdůležitější součástí plánovacích procesů a jsou odvozeny z dlouhodobých (strategických) plánů organizace, kterým musí být podřízeny. Cílem personálního plánování je, aby organizace měla dostatek kvalitní pracovní síly jak v současnosti, tak i v budoucnosti. V minulosti bylo personální plánování spíše reaktivní, což v současném globalizujícím se světě není možné. Je třeba pružně reagovat na rychlé změny a vzít vždy v úvahu nejistotu až neurčitost vývoje.
Při sestavování personálního plánu je vhodné aplikovat metodu SMART. Tento postup pomáhá definovat celkový rámec plánu. Dle tohoto postupu by personální plán měl být:
- SPECIFIC – specificky, konkrétně vymezený
- MEASURABLE – měřitelný, např. náklady, počet pracovníků
- ACCEPTABLE – akceptovatelný organizací i pracovníky
- REALISTIC – pojatý realisticky
- TIMED – termínovaný, pokud by nebyly uvedeny termíny, nebylo by možné kontrolovat plnění plánu
Poznámka
Neexistuje jednotná struktura pojmů začínajících na jednotlivá písmena SMART: Specific, Significant, Measurable, Motivational, Acceptable, Aligned, Achievable, Assignable, Aligned, Agreed, Realistic, Relevant, Rewarding, Timed, Trackable, Tangible.
Je velmi důležité, aby personální plán byl v souladu s personální strategií a personální politikou organizace. Strategie by měla v dlouhodobém časovém horizontu odpovědět na otázku „Kam chceme jít a jak se tam dostaneme?“. Na obrázku 4 je znázorněno propojení personálního plánování se strategickým řízením lidských zdrojů, které musí vycházet z personální strategie organizace a směřuje k dosažení strategických cílů, to znamená obecných, dlouhodobých a komplexních cílů, zohledňujících také vnější podmínky (politické, ekonomické, sociální, technické a technologické, environmentální a legislativní).
Obr. 4. Personální plánování v organizaci
Personální politikou organizace vyjadřuje své hodnoty nebo přesvědčení, týkající se toho, jak zacházet se svými pracovníky. Podle Armstronga a Taylor (2015) celková personální politika definuje, jak organizace plní svou společenskou odpovědnost vůči pracovníkům a jak vyjadřuje své postoje k nim. Hodnoty organizace zdrojů mohou být následující:
- spravedlnost a ohleduplnost – nestranný a spravedlivý přístup ke všem pracovníkům, rovné příležitosti při zaměstnávání a kariérním růstu, spravedlivý systém odměňování
- učení v organizaci – vzdělávání a rozvoj všech pracovníků
- výkon prostřednictvím lidí – vytváření kultury pracovního výkonu, řízení pracovního výkonu a poskytování objektivní zpětné vazby pracovníkům, aby věděli, v čem vynikají a v čem by bylo dobré se zlepšit
- kvalita pracovního života – zvyšování rozmanitosti a zlepšování pocitu uspokojení z vykonané práce, omezování stresu, snaha o dosahování rovnováhy mezi pracovním a osobním životem
- pracovní podmínky – snaha vytvořit příjemné pracovní podmínky při respektování požadavků na bezpečnost a zdraví při práci
Personální plánování představuje nástroj strategického řízení lidských zdrojů.