Zaměstnavatel může od uchazeče požadovat pouze takové údaje, které se vztahují k výběru zaměstnance a jsou nutné k uzavření pracovně právního vztahu. Pro předvýběr zaměstnanců je obvykle požadován životopis a motivační dopis, případně vyplněný dotazník zaměstnavatele. V § 12 zákona o zaměstnanosti je uveden demonstrativní výčet tzv. „zakázaných údajů“. Je zakázáno požadovat údaje o národnosti, politickém smýšlení, náboženském vyznání či sexuální orientaci. Dále pak se jedná o údaje, které by zaměstnavatel neměl běžně vyžadovat, ale mohou nastat situace, kdy je nutné tyto informace od zaměstnanců mít. Jedná se například o těhotenství, majetkové a rodinné poměry a trestněprávní bezúhonnost. Hlediska pro výběr zaměstnanců musí zaručovat rovné příležitosti všem uchazečům.

Současně s přijetím zaměstnance do pracovního poměru se zakládá jeho personální složka. V souladu s § 312 zákoníku práce má zaměstnavatel právo vést o zaměstnanci osobní spis. Osobní spis smí obsahovat pouze informace, které jsou nezbytné pro výkon práce a po dobu trvání pracovně právního vztahu. Přesný rozsah a forma vedení osobního spisu nejsou stanoveny. Povinností zaměstnavatele je zajistit ochranu osobních údajů před zneužitím. Do tohoto spisu smějí, kromě zaměstnance, nahlížet jeho nadřízení pracovníci a dále některé státní orgány, například úřad práce, soud či policie.

Obsahem osobního spisu je zpravidla životopis, obvykle doplněný osobním dotazníkem. Forma osobního dotazníku není jednotná, každý zaměstnavatel si dotazník sestavuje sám. Kromě základních osobních údajů může osobní dotazník obsahovat například číslo účtu pro zasílání mzdy či platu nebo údaj o zdravotní pojišťovně zaměstnance. Před nástupem do zaměstnání bývá také vyžadována lékařská prohlídka, která potvrzuje zdravotní způsobilost zaměstnance. Potvrzení lékaře je rovněž součástí osobního spisu. Obvykle zaměstnanec před podpisem pracovní smlouvy dokládá své nejvyšší dosažené vzdělání, k nahlédnutí předkládá oprávněnému zástupci zaměstnavatele kopii výučního listu, maturitního vysvědčení či vysokoškolského diplomu. Svou kvalifikaci může zaměstnanec doložit zápočtovým listem nebo pracovním posudkem z předchozího zaměstnání. V některých případech zaměstnavatel vyžaduje výpis z rejstříku trestů, který uchazeč o zaměstnání získá na pracovištích Czech POINT, což je zkratka pro Český Podací Ověřovací Informační Národní Terminál. Kontaktní místa Czech POINT jsou například na obecních úřadech, pobočkách České pošty a u notářů. Veškeré informace o kontaktních místech naleznete na internetových stránkách www.czechpoint.cz/public/ v záložce kontaktní místa.